PRINSIP PENYUSUN FORMASI , ANALISIS DAN PENGADAAN PEGAWAI

Prinsip-prinsip penyusun formasi:

A.   Jenis Pekerjaan

Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

B.    Sifat Pekerjaan

Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah sakit pemerintah.

C.   Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

D.   Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan perkiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.

E.    Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.

F.    Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

G.   Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan- pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

H.   Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

I.     Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

 Analisis kebutuhan pegawai

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan.

Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

A.   Jenis Pekerjaan

Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

B.    Sifat Pekerjaan

Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penempatan formasi yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui, ada pekerjaan yang penyelesaiannya dapat dilakukan dalam jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, perawatan pekarangan, dan yang serupa dengan itu, tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus, seperti pekerjaan pemadam kebakaran, penjaga mercu suar, dan yang sejenis dengan itu. Pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang lebih banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam kebakaran memerlukan pegawai sebanyak 5 orang dengan jam kerja sehari 8 jam, maka hal ini berarti setiap mobil pemadam kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang pegawai.

C.   Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai

dalam jangka waktu tertentu.

   Adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan  dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman,misalnya perkiraan beban kerja pengetikan, pengagendaan, dan yang sejenis dengan itu dapat didasarkan atas jumlah surat yang masuk dan keluar rata-rata dalam jangka waktu tertentu. Apabila sudah dapat diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, maka untuk dapat menentukan jumlah pegawai yang diperlukan perlu ditetapkan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu. Sama halnya dengan perkiraan beban kerja, maka perkiraan kapasitas pegawai untuk jenis tertentu dalam jangka waktu tertentu dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman.

D.   Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan.

         Misal jika ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk membersihkan ruangan dan merawat pekarangan, tetapi apabila ditentukan bahwa pembersihan ruangan dan perawatan pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu diangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

E.    Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan pekerjaan

Sesuai dengan tugas pokok akan mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang diperlukan, karena pada umumnya makin tinggi mutu peralatan yang digunakan dan tersedia dalam jumlah yang memadai dapat mengakibatkan makin sedikit jumlah pegawai yang diperlukan.

Pengadaan Pegawai

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi: prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1.    Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga

menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

2.    Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik intern maupun ekstern.

3.    Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,

gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

4.    Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

5.    Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk.

6.    Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).

7.    Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8.    Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

9.    Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

10  Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta

jumlah calon yang lulus.

    11.Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa

         percobaan.

    12 Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status

          masa percobaan.

    13 Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.

    14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

    15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

    16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

    17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas,

          wewenang dan tanggung jawab.

     18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai,

           agar para pegawai berkembang dan betah